Ben jij een organisatietalent en houd je ervan om niet altijd op dezelfde plek te werken? Bij ons werk je in Elst en Groesbeek en kun je jouw talent inzetten zodat collega’s zich op hun kerntaken kunnen focussen. Lijkt dit je interessant? Lees dan snel verder! 

Wat ga je doen?  

Als Managementassistent zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. Je bent de steun en toeverlaat van de manager door het regelen van allerlei praktische zaken en het bijhouden van de agenda. En je verzorgt de communicatie met de teams van sociaal werkers van Forte. 

Zo kan jouw dag eruitzien: 

Je komt binnen op kantoor in Groesbeek en begint je dag met een heerlijke kop cappuccino. Vervolgens zoek je een flexplek en klap je je laptop open. Je belt zoals iedere ochtend eerst de manager om de lopende zaken door te nemen. Een van de taken die opgepakt moet worden is om een afspraak te plannen met zowel collega’s als de gemeente. Na wat gepuzzel heb je een geschikte dag gevonden. Je zet de benodigde informatie in de afspraak en bevestigt deze naar de deelnemers. Daarna open je de mailbox van de manager en bekijkt welke berichten urgent zijn. Er zit een aantal berichten bij die direct een antwoord nodig hebben, en in dit geval kun jij dit namens de manager doen. Naast de mail van de manager bekijk je ook even de info-mailbox en die van jezelf. 

In de middag bereid je een bijeenkomst voor. Je plant deze en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er verwacht wordt. Een collega komt bij je met een vraag over MS Teams. Jij bent het ICT-aanspreekpunt binnen Forte en kunt met jouw kennis je collega’s helpen. Als aanspreekpunt, ook wel hoofdgebruiker genoemd, mag jij je bemoeien met diverse ICT-projecten.  

Naast deze dingen ga je ook dit doen: 

• Je bent eerste aanspreekpunt voor collega’s en externe partners voor administratief-organisatorische zaken.  
• Aanmeldingen voor stages komen bij jou binnen, deze registreer je. 
• Je bent het aanspreekpunt voor de beheerders van de kantoorruimtes. Is er iets kapot, is er meubilair nodig? Jij regelt het. Ook houd je kantoorbenodigdheden bij.  
• Bij ziekte of vakantie vervang je collega-assistentes van de andere welzijnsorganisaties en van het bestuur.   

Waarom werken bij Forte Welzijn?

Soms werk je in Elst, waar je tijdens de pauze zo het centrum inloopt. Andere keren werk je in Groesbeek, omringd door het prachtige landschap. Je bepaalt zelf wanneer en waar je werkt, dit is ook vanuit huis. Met een groot team van sociaal werkers heb je fijne collega’s die aandacht hebben voor de mens.  

Samen met twee andere welzijnsorganisaties, namelijk Caleidoz en Mozaïek, vormen we Samenso. Samenso ondersteunt jou met onder andere ICT, HRM, communicatie en administratieve zaken. 

Je maakt deel uit van een team met de bestuursassistent van Samenso en de managementassistenten van Caleidoz en Mozaïek. Jullie hebben regelmatig contact om te sparren. Tijdens vakanties en bij ziekte nemen jullie elkaars werk zoveel mogelijk over, zodat je geen overvolle mailbox hebt als je terugkomt.  

Wie zoeken wij?  

Jij hebt minimaal vijf jaar ervaring met agenda- en mailboxbeheer op managementniveau. ICT interesseert je niet alleen, maar je bent er ook goed in. Je bent een enthousiast persoon, je kan goed luisteren en weet hoe je een boodschap moet overbrengen. Jouw teksten zijn foutloos Nederlands. Je bent geïnteresseerd in arbozaken zoals de risico-inventarisatie en –evaluatie. Ook heb je affiniteit in het stroomlijnen van de processen rondom stages.
 

Daarnaast vragen we het volgende:  

• Een proactieve en oplossingsgerichte instelling, waarbij je altijd kijkt naar wat beter kan. 
• Een relevante opleiding op minimaal Mbo-niveau 3 of 4. 

 Wat bieden wij? 

• Een veelzijdige baan van 28 uur per week, die vanaf 17 maart 2025 beschikbaar is.  
• Veel ruimte voor eigen invulling, inzicht, initiatief en verantwoordelijkheid.  
• Een zingevende organisatie, een ondersteuningsteam en collega-assistentes bij de andere organisaties met wie je kan sparren. 
• Een salaris tussen € 2.494,- en € 3.774,-, afhankelijk van opleiding en ervaring, op basis van schaal 5 van de Cao Sociaal werk een 36-urige werkweek. 
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals: pensioen bij pensioenfonds Zorg en Welzijn, scholingsmogelijkheden vanuit het Loopbaanbudget en een Individueel Keuzebudget (waaronder de voormalige 8,3% eindejaarsuitkering). 
• Een contract voor 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging.

Enthousiast geworden? 

Wacht niet en neem die stap. Kruip in de pen en stuur je motivatiebrief en CV naar hrm@samenso.nl. Laat in je motivatie of CV ook duidelijk zien hoeveel ervaring en affiniteit je hebt met ICT-zaken, met stagecoördinatie en met arbozaken.  

De vacature sluit op 3 december 2024 en de gesprekken staan gepland op de middagen van maandag 9 en dinsdag 17 december 2024.  

In de procedure kunnen referenties worden opgevraagd en sociale media worden bekeken. Voor informatie over de functie kun je contact opnemen met Saskia van den Anker, de huidige managementassistent van Forte op 06 82 55 31 62 of secretariaat@fortewelzijn.nl Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

We streven naar een inclusieve cultuur waar iedereen zich welkom voelt. We moedigen kandidaten van alle achtergronden aan om te solliciteren en hopen je snel te ontmoeten.